სტრუქტურა, ტექნიკა და რჩევები

დარწმუნებით შემიძლია ვთქვა, რომ საქართველოში წერილის წერის შესახებ ძალიან ცოტამ თუ იცის რამე, რატომ  შემიძლია დარწმუნებით ამის თქმა? იმიტომ, რომ არაერთი სახელმწიფო/კერძო ორგანიზაციიდან ან მეგობრისგან მომსვლია წერილი, რომელიც იმდენად აბნეულ-დაბნეულია ვერ გაიგებს ადამიანი სად იწყება ტექსტი და სად მთავრდება, რასაც ვერ ვიტყვით უცხო ქვეყნის კომპანიებიდან მოსულ წერილებსა თუ მათზე პასუხებს. ბევრს მნიშვნელოვნად არ მიაჩნია ზემოთხსენებული საკითხი, მაგრამ კულტურა როგორც ასეთი არსებობს და რატომ არ უნდა ავითვისოთ არ მესმის, ამიტომ გადავწყვიტე ამ პატარა სტატიის დაწერა, რომელიც შედგენილია არა მხოლოდ ჩემი გამოცდილებით და „პრინციპებით“, არამედ სხვადასხვა უცხოელი სპეციალისტის მიერ (უამრავი ოფიციალური დოკუმენტი წავიკითხე და შევისწავლე ამ საკითხთან დაკავშირებით სანამ სტატიის წერას შევუდგებოდი).  წერილის სტრუქტურა არის ყველაზე მნიშვნელოვანი და ამავდროულად ყველაზე მარტივი შესადგენი რაც აერთიანებს თემას, მისალმებას, ტექსტის შინაარსს, დანართს (attachment) და დამშვიდობებას, ყველა საკითხზე  ვილაპარაკებ შეძლებისდაგვარად მარტივად და გასაგებად დავიწყოთ თემით.

Subject/თემა:


თემა არის ძალიან მნიშვნელოვანი საკითხი წერილის წერის დროს, მაგალითად თუ ჩვენ გვსურს მივწეროთ რაიმე ორგანიზაციას წერილი მაჩვების გადარჩენის საკითხთან დაკავშირებით თემაში არავითარ შემთხვევაში არ ჩაწეროთ: გამარჯობა, მოგესალმებით, კითხვა, შემოთავაზება და ა.შ. მიწერეთ კონკრეტულად ის თემა რაზეც აპირებთ წერილში საუბარს ამ შემთხვევაში უნდა ჩაიწეროს თემაში:   „მაჩვების გადარჩენასთან დაკავშირებით“, კითხვა იქნება ეს თუ შემოთავაზება წერილის ტექსტში გაირკვევა, არ არის საჭირო მიაწეროთ „შემოთავაზება…“ ან „კითხვა…“.  გაითვალისწინეთ, რომ თემის მიხედვით წყვეტს მიმღები წაიკითხოს თუ არა წერილი (სპამის/მასიური წერილების ეპოქაში), თემა უნდა იყოს მარტივი. ასახავდეს წერილის შინაარსს, აგრეთვე ეცადეთ შედგებოდეს  მაქსიმუმ 3-4  სიტყვით.

მისალმება


დამეთანხმებით ძალიან სასიამოვნოა როდეაც სახელით მოგმართავენ. გაითვალისწინეთ, რომ თქვენი წერილის ადრესატსაც სიამოვნებს, შესაბამისად:
1. თუ თქვენთვის მისი სახელი ცნობილია მიმართეთ ასე:
გამარჯობა გიორგი,
ნუ „გადააკვდებით“ თავზე მისალმებაში🙂 თუ მოსაკითხია ვინმე (მაგალითად მეგობარს როდესაც წერთ) ტექსტში მოიკითხეთ და არა მისალმებაში.
2. თუ რაიმე საიტს წერთ მაგალითად კომპინფოს დაიწყეთ ასე:
გამარჯობა კომპინფო,
3. თუ რაიმე ორგანიზაციას წერთ მაშინ ასე:
მოგესალმებით,
4. თუ წერილის მიმღები არის თქვენი უფროსი, ან თქვენზე მაღალი წოდების მქონე პირი სასურველია მიმართოთ ასეთი ტექსტით:
მოგესალმებით ბატონო თემურ,
არავითარ შემთხვევაში არ დაწეროთ გამარჯობათ (არასწორია!) თუ მაინცდამაინც ზრდილობიანობის გამოჩენა გსურთ დაწერეთ მოგესალმებით.

ტესქტის შინაარსი


1. ტექსტის შინაარსი უნდა იყოს შეძლებისდაგვარად მოკლე (არავის სიამოვნებს 5 ფურცლიანი წერილის კითხვა, რასაკვირველია თუ დედას ან ძალიან ახლობელ ადამიანს არ წერთ, მათთან რაც შეიძლება ბევრი ისაუბრეთ),  კონკრეტული და ჩამოყალიბებული (არ გადახტეთ სხვადასხვა თემებზე, დაიცავით ტექსტის შინაარსის სტრუქტურა, თუ რამოდენიმე თემაზე გსურთ მიწერა ჯერ ერთი ჩამოაყალიბეთ და შემდეგ მეორე და ა,შ,)
2. რამოდენიმე კითხვის ან საკითხის დასაშორებლად გააკეთეთ აბზაცი ან გამოყავით 2 ხაზით.
3. თუ რაიმე ორგანიზაციიდან წერთ სხვა ორგანიზაციას ან კერძო პირს წერილი დაიწყეთ თქვენი სახელით, გვარით და თანამდებობით, რათა დაადასტუროთ თქვენი ოფიციალობა:
მაგ.: ჩემი სახელია გიორგი მელითაური და გწერთ IBM-ის ტექნიკური მხარდაჭერიდან (მოვინდომე🙂 ).
ან თუ მანამდეც გქონიათ საუბარი მიწერეთ ასე:
მაგ.: კვლავ გიორგი გიორგი მელითაური გწერთ IBM-ის ტექნიკური მხარდაჭერიდან.
რადგან ბევრ კომპანიას აქვს ერთი ელ.ფოსტა რომელზეც სხვადასხვა ტექნიკური მხარდაჭერის წევრები პასუხობენ.
4. არ დაწეროთ ტექსტი (თუ ინგლისურად წერთ) მაღალი რეგისტრის ასოებით, მიმღებს შეიძლება ეგონოს, რომ არ იცით Caps Lock ღილაკის გამოყენება🙂
5. თუ ქართველს წერთ (ორგანიზაციას/კერძო პირს) ძალიან სასიამოვნოა, როდესაც ქართულად კითხულობს ტექსტს და არა ინგლისური ასოებით ქართულად (გაითვალისწინეთ ზოგიერთი საფოსტო  სერვერი ვერ კითხულობს ქართულ ტექსტს მაგ.: Mail.ru).
6. ეცადეთ არ დაუშვათ შეცდომები, რადგან მიმღებს აუცილებლად გაუჩნდება ეჭვი თქვენს კვალიფიკაციაზე, თუნდაც არ იყოთ რაიმე საკითხში კვალიფიციური გრამატიკულად სწორად შედგენილი წერილი ყოველთვის სასიამოვნოა.
7. თუ წერთ რაიმე ორგანიზაციას წერილს არავითარ შემთხვევაში არ გამოიყენოთ სლენგი (თუ მაინცდამაინც საჭიროა ჩასვით „ბრჭყალებში“), მეგობართან როგორც გსურთ ისე ილაპარაკეთ🙂
8. თუ წერთ რაიმე ორგანიზაციას წერილს არ გამოიყენოთ „სმაილები“ მიმღებს შეიძლება წარმოდგენა შეექმნას, რომ დასცინით ან უბრალოდ უსიამოვნოდ მიიღოს.
9. თუ წერთ პასუხს წერილზე თემაში აუცილებლად დატოვეთ „RE: თემა“ ადრესატი მიხვდება თუ რა თემასთან აქვს საქმე დანახვისთანავე, აგრეთვე არ წაშალოთ წინა წერილები რათა ადრესატმა საჭიროების შემთხვევაში გადახედოს წინა საუბარს.


Attachment/დანართი


თუ დანართის გაგზავნა აუცილებელია ეცადეთ, რომ თემასთან მაქსიმალურად კავშირში იყოს:
1. თუ უგზავნით თქვენს თანამშრომელს ცხრილს „მაისის თვის შემოსავლებთან“ დაკავშირებით დაურთეთ შემდეგი დასახელების ფაილი maisi_tvis_shemosavali.xls. არ ერგება თემას „მაისის თვის შემოსავლები“ naxe.xls.
2. თუ რაიმე კომპანიის ტექნიკური მხარდაჭერის წევრს უგაზვნით სურათს  პრობლემის შინაარსით, არ დაურთოთ ფაილი სახელით Image.jpg ეცადეთ ისეთი სახელი დაარქვათ რაც პრობლემასთან დაკავშირებულია.
3. სასურველია წერილის მიმდინარეობისას ახსენოთ დანართი:
მაგ. იხ. დანართი, თუ რამოდენიმეა ასეთი მაშინ იხ. დანართი ნომერი 1, ნომერი 2 და ა.შ.
წინააღმდეგ შემთხვევაში მიმღებს, შეიძლება უბრალო „სპამი“ ეგონოს და არ გახსნას.

დამშვიდობება


აქ დიდი არაფერი დასაწერი არ მაქვს ვახსენებ მხოლოდ ერთს, როდესაც წერილის ადრესატი არის თქვენი უფროსი, თქვენზე მაღალი წოდების პირი ან რაიმე ორგანიზაცია სასურველია გამოიყენოთ შემდეგი სიტყები „პატივისცემით, გიორგი მელითაური“, „კეთილი სურვილებით, გიორგი მელითაური“ და სხვ.

რამდენიმე ტექნიკური საკითხი


მასიური დაგზავნა


თუ გსურთ მასიურად დააგზავნოთ წერილები, შეგიძლიათ განყოფილებაში „To“ ჩაწეროთ ბევრი ელ.ფოსტის მისამართი ერთდროულად შემდეგნაირად:
lamara@nukiri.com; zezva@mzia.com; arsena@marabdeli.com; და ა.შ. ანუ ყოველი ფოსტის შემდეგ წერტილმძიმე და გამოტოვება, ეს მეთოდი მუშაობს ყველა საფოსტო სერვერზე თუ კლიენტში მე რაც გამომიყენებია (რაც არც თუ ისე ცოტაა :-))
გაფრთხილება: ამ მეთოდით შეიძლება იგზავნებოდეს „სპამი“ (მასიური წერილების გზავნა) შესაბამისად ზოგიერთმა საფოსტო სერვერმა შეიძლება გააუქმოს თქვენი მომხმარებელი, ამიტომ თქვენს ქმედებაზე ადმინისტრაცია და სტატიის ავტორი პასუხს არ აგებენ!
CC (Carbon Copy)


პრინციპში Carbon ნახშირს ნიშნავს მაგრამ რა შუაშია არ ვიცი🙂 ამიტომ ამ ფუნქციას დავარქვათ უბრალოდ ასლი. მისი გამოყენების ერთადერთი მიზანია სხვა მომხმარებელსაც გაუგზავნოთ იგივე წერილი, მაგრამ ორივე მიმღები დაინახავს, რომ წერილი სხვასაც გაეგზავნა.
BCC (Blind Carbon Copy)
ეს საერთოდ მაგიჟებს ბრმა ნახშირი გინახავთ სადმე?🙂 ამიტომ დავარქვათ ბრმა ასლი, მისი გამოყენების მიზანია გაუგზავნოთ იგივე წერილი სხვა მომხმარებელსაც, მხოლოდ ვერცერთი მომხმარებელი ვერ დაინახავს, რომ სხვასაც მიუვიდა თქვენგან ეს წერილი.

wyaro: compinfo.ge